Các chuyên gia của VitalSmarts (Mỹ) đã nghiên cứu các buổi họp trực tuyến nhiều năm qua để hiểu rõ lý do hồ hết hoạt động này lại dễ kém hiệu quả, khiến người dự mỏi mệt. rốt cục, họ rút ra 5 quy tắc để cải thiện vấn đề này. Sau đây là những điều cần thực hiện để có hiệu quả trong các cuộc họp trực tuyến.
Hãy lấy Raul, một quản lý bậc trung làm thí dụ. Anh sắp có bài thuyết trình trực tuyến dài 15 phút với 16 đồng nghiệp rải rác từ miền Bắc cho đến miền Nam nước Mỹ. Mục tiêu của anh là thuyết phục họ xác định vài dịp kinh dinh toàn cầu, sau đó hiệp tác phát triển chúng. Để tránh làm bài thuyết trình bị nhàm chán, song song lôi cuốn được mọi người, anh dự định sử dụng 18 slide. Dưới đây là những lệ luật Raul nên tuân theo.
|
|
Họp trực tuyến đang phổ thông khi nhiều công ty cho viên chức làm việc từ xa. Ảnh: Beth Kanter |
lệ luật 60 giây
trước hết, không bao giờ liên tưởng vào việc giải quyết vấn đề của hàng ngũ cho đến khi họ nhận mặt được nó. Làm điều gì đó trong 60 giây trước hết để giúp họ trải nghiệm. Bạn có thể san sớt các số liệu thống kê gây sốc hay gây kích thích, những câu chuyện hoặc các bài học làm kịch tính hóa vấn đề.
thí dụ, Raul có thể chia sẻ số liệu thống kê cho thấy quy mô nhàng nhàng trong giao tế toàn cầu của đối thủ cạnh tranh đang cao hơn. Anh cũng có thể san sẻ câu chuyện về một khách hàng cảm thấy thất vọng về dịch vụ của công ty. Hoặc, anh có thể thu hút cảm xúc bằng cách kể bài học về loài cá voi kiếm ăn tốt hơn khi hiệp tác cùng nhau ra sao. Dù sử dụng chiến thuật nào, Mục tiêu vẫn là bảo đảm mọi người hiểu thấu triệt vấn đề, hoặc nhịp trước khi thế giải quyết nó.
quy tắc trách nhiệm
Khi bước vào bất kỳ môi trường tầng lớp nào, mọi người đều ngầm xác định vai trò của bản thân. thí dụ, khi vào rạp chiếu phim, bạn vô thức xác định vai trò bản thân là người quan sát - bạn ở đó để được tiêu khiển. Khi vào phòng tập thể dục, bạn là người hành động - bạn ở đó để tập thể dục. Mối đe dọa lớn nhất cho các cuộc họp trực tuyến là người dự vô thức tự nhận vai trò quan sát viên, tức chỉ đến nghe.
Để chống lại ý thức ngầm này, hãy tạo trải nghiệm về trách nhiệm san sẻ ngay từ lúc bắt đầu bài thuyết trình. Nhưng cũng đừng dùng cách nói "Tôi muốn đây là một buổi nói chuyện, không phải là buổi thuyết trình. Tôi cần tuốt tuột các bạn cùng tham gia trao đổi". Điều này hiếm khi đạt hiệu quả. Thay vào đó, hãy tạo thời cơ cho người dự nhận lấy trách nhiệm, bằng cách ứng dụng lệ luật tiếp theo.
lề luật không chỗ trốn tránh
Nghiên cứu cho thấy một người lên cơn đau tim trên tàu điện ngầm lại ít có khả năng nhận được sự viện trợ, dù có rất nhiều người trên tàu. Các nhà tâm lý học xã hội gọi hiện tượng này là sự khuếch tán bổn phận. Nếu mọi người đều có bổn phận, thì sau đó sẽ không còn ai cảm thấy có trách nhiệm nữa.
Tránh điều này trong cuộc họp bằng cách giao cho từng người những nhiệm vụ họ có thể chủ động tham dự, để không có chỗ lẩn tránh. Chia mọi người thành từng nhóm nhỏ gồm 2 hay tối đa 3 người. Gợi ý họ dùng phương thức nào đó để thảo luận trực tuyến với nhau trong nhóm riêng. Nếu nền móng hội nghị trực tuyến của công ty cho phép chia nhỏ nhóm thì hãy tận dụng nó.
Cho họ khung thời gian rất hạn chế để thực hành một nhiệm vụ ngắn. chả hạn, ba phút ban sơ, Raul có thể nói điều gì đó như "Slide tiếp theo cho thấy nhóm của bạn sẽ gồm những ai. Tôi muốn các bạn dành hai phút cùng với nhóm nhỏ của mình xác định điều hối tiếc khi một khách hàng mà bạn tin rằng có thể ký hợp đồng lớn hơn nhiều, nếu chúng ta cùng làm việc tốt hơn trong 12 tháng qua".
lệ luật MVP
Không điều gì cản ngăn cuộc họp hơn việc "tra tấn" mọi người bằng các slide đầy số liệu chán ngắt, với các gạch đầu dòng dài vô tận. Khi ấy, người tham dự có sáng dạ hay tinh tế đến mức nào cũng không còn quan yếu. Do đó, bạn cần phải pha trộn các sự kiện vào các câu chuyện.
Chuyên gia khuyến khích mọi người xác định cần bao nhiêu slide PowerPoint khả dụng tối thiểu (Minimum Viable PowerPoint - MVP). Nói cách khác, chọn số lượng dữ liệu chí ít mà bạn cần phải vắng và lôi cuốn mọi người.
ích luật lệ này là buộc bạn phải vấn được người dự. Nếu có quá nhiều slide, bạn cảm thấy ép phải hoàn thành chúng. Trong trường hợp của Raul, 15 slide là quá nhiều nếu chỉ có 18 phút thuyết trình. Anh chỉ nên hoàn tất nội dung thuyết trình trong 1 hoặc 2 slide, sau đó dùng thêm 1-2 slide phụ để áp dụng theo các lề luật phía trên.
luật lệ 5 phút
Không bao giờ để hơn 5 phút mà không đưa ra vấn đề nào cho mọi người giải quyết. Những người dự họp trực tuyến đang ở trong các phòng riêng lẻ và có hàng tá những quấy rầy xung quanh. Nếu bạn không duy trì được khả năng tham dự liên tiếp đầy bổ ích, họ sẽ trở thành lơ đãng, và cần phải thật cố gắng mới khiến họ chuyên chú lại.
Trong bài thuyết trình dài 15 phút, Raul nên có 2-3 dịp để mọi người tham dự vào. thí dụ, anh có thể kết thúc mỗi phần bằng một danh sách lựa chọn và đề nghị bỏ phiếu biểu quyết phương án.
Phiên An ( theo Harvard Business Review )
0 nhận xét:
Đăng nhận xét