Tránh tình huống khó xử khi họp qua video

Phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến Zoom Cloud Meetings đang trở thành áp dụng được tải nhiều nhất ở Việt Nam và một số quốc gia khác tuần này. Trong khi đó, Microsoft cho biết lượng dùng phần mềm Team của hãng tăng 40% mỗi tuần và hiện có 44 triệu người dùng hàng ngày. Bên cạnh những người đã quen làm việc từ xa, không ít người mới bắt đầu tìm hiểu cách họp qua mạng.

Nhiều người bắt đầu làm việc ở nhà và họp trực tuyến khi dịch Covid-19 lan rộng. Ảnh: Zoom.

Trang The Verge chia sẻ một số kinh nghiệm khi gọi video trực tuyến.

sắp đặt không gian làm việc

"Đang họp trực tuyến mà con cứ nhảy nhót sau lưng. Còn khi đồng nghiệp biểu hiện, mọi người nghe tiếng em bé ba tuổi của cô ấy hát, reo hò inh ỏi... Tình trạng chung mấy hiện tại", một người mẹ chia sẻ trên Facebook. Do cảnh ngộ, đồng nghiệp và đối tác sẽ thông cảm với những tình huống như trên.

Tuy nhiên, nếu có thể, hãy sắp đặt một không gian riêng trước khi bắt đầu cuộc gọi video. Nếu không, cần sử dụng tai nghe để giảm tiếng ồn xung quanh, song song thông báo với người nhà rằng bạn chuẩn bị bắt đầu cuộc họp để tránh bị xen vào, làm phiền.

Camera cần được điều chỉnh để người dùng trông không quá xa hay quá gần. Nếu dùng camera rời, nên đặt nó gần màn hình, ngang tầm mắt, cũng như đảm bảo ánh sáng chiếu vừa đủ khuôn mặt. Nhớ thu dọn gọn gàng đồ vật sau lưng để người tham gia video không nhìn thấy những thứ không mong muốn. Nếu không có thời gian dọn, bạn có thể dùng background ảo có sẵn trong phần mềm.

Chọn background trong phần mềm video conference. Ảnh: The Verge.

Trang phục nhã nhặn, chỉnh tề

Điều thú nhận khi làm việc ở nhà là bạn có thể mặc áo phông, quần cụt cả ngày. Nhưng khi họp qua video, hãy mặc như lúc đi làm (ít nhất là phần xuất hiện trong camera). Bạn không nhất mực phải cầu kỳ, tốn thời kì điểm trang... nhưng rõ ràng, ai cũng muốn mình trông chỉn chu khi trò chuyện với người khác.

Không nên mặc y phục sặc sỡ, kẻ sọc vì sẽ gây xao lãng, còn áo đen hoặc trắng cũng có thể khiến camera tự động điều chỉnh độ sáng và người khác khó nhìn khuôn mặt bạn.

Bắt đầu cuộc gọi

Người dùng cần rà soát chất lượng Wi-Fi, dung lượng pin, microphone và độ ổn định của phần mềm video. Nếu bạn không họp trực tuyến ngay trước đây, hãy dự vào cuộc họp sớm vài phút trước thời kì quy định để tìm hiểu các tính năng.

Bạn cần lưu ý tắt microphone khi không phát biểu. Nếu cần đứng dậy hoặc làm gì đó, như em bé bất ngờ chạy vào, bạn nên tạm tắt video để không làm phiền những người khác. Trong suốt cuộc họp, nên tỏ ra tập kết thay vì nhìn màn hình điện thoại, đọc báo, gửi email...

san sẻ màn hình

Nếu cần chia sẻ màn hình để chiếu slide, hình ảnh..., bạn nên dành một tí thời gian để ẩn các thông báo mẫn cảm, riêng tây trước khi bấm nút share. Hãy thu vén desktop gọn gàng, đóng các tab hay chương trình đang mở, thoát khỏi phần mềm chat khác để không gặp tình trạng thông tin tin nhắn mới liên tiếp xuất hiện ở góc màn hình.

Minh Minh